Den typischen Termin nachstellen

Wählen Sie einen gewöhnlichen Laptop und die tatsächlich genutzte Besprechungsanwendung. Verbinden Sie Bildschirm, Kamera und Audiogerät über den vorgesehenen Anschlussweg. Ein erfolgreicher Test mit einem anderen Betriebssystem oder einem speziellen Adapter des Administrators ist nur eingeschränkt aussagekräftig für die späteren Nutzer.

Starten Sie eine kurze Besprechung mit einer zweiten Person außerhalb des Raums. Prüfen Sie, ob Präsentation und Kamerabild wie beabsichtigt übertragen werden. Verwenden Sie eine unkritische Folie, auf der kleine Schrift, Seitenränder und Ausrichtung erkennbar sind. Kontrollieren Sie auch, ob die entfernte Person die Freigabe tatsächlich sieht.

Ton an mehreren Sitzplätzen vergleichen

Lassen Sie Personen an den vorgesehenen Sitzplätzen einen kurzen Satz sprechen. Prüfen Sie mit der entfernten Person, ob alle verständlich sind und ob Nebengeräusche dominieren. Ein Mikrofon direkt vor dem Laptop kann für dessen Nutzer gut funktionieren, aber Personen am anderen Tischende kaum erfassen.

Vermeiden Sie mehrere gleichzeitig aktive Lautsprecher-Mikrofon-Verbindungen im selben Raum. Ein zusätzlicher Laptop in derselben Besprechung kann Echo erzeugen, wenn seine Audioverbindung ebenfalls aktiv ist. Legen Sie fest, welches Gerät den Raumton übernimmt, und zeigen Sie Teilnehmern, wie weitere Geräte ohne zusätzliche Audioverbindung genutzt werden.

Den Wechsel zwischen Terminen einplanen

Prüfen Sie, wie eine Person ihre Präsentation beendet und den Anschluss für die nächste freigibt. Gemeinsame Geräte dürfen nicht unbemerkt in einem persönlichen Konto angemeldet bleiben. Ein kurzer Abschlussablauf mit Ende der Freigabe und vorgesehenem Abmelden verhindert, dass das nächste Team private Fenster vorfindet.

Beschriften Sie notwendige Kabel und legen Sie getestete Adapter an einen festen Ort. Halten Sie die kurze Anschlussfolge und einen bekannten Supportkontakt bereit. Dokumentieren Sie außerdem, welche Kombinationen getestet wurden. Wenn eine neue Laptopgeneration hinzukommt, wird genau diese Kombination erneut geprüft, statt die Funktion aus der Form des Anschlusses abzuleiten.