Den Abschlussstand festlegen
Bestimmen Sie, welche Fassung tatsächlich freigegeben oder ausgeliefert wurde. Halten Sie Datum und Zweck fest. Trennen Sie diese Ergebnisse von unfertigen Entwürfen, ohne wichtige Nachweise oder erforderliche Arbeitsdateien voreilig zu löschen. Bei mehreren Beteiligten sollte eindeutig sein, wer den Abschlussstand bestätigt.
Prüfen Sie verknüpfte Bestandteile wie Bilder, Tabellenquellen und Schriften, soweit deren Aufbewahrung und Weitergabe erlaubt ist. Manche Programme bieten eine Sammel- oder Paketfunktion für vollständige Projekte. Nutzen Sie diese, wenn die Hauptdatei allein nicht ausreicht. Ein zusätzliches verbreitetes Ansichtsformat kann später helfen, ersetzt aber nicht immer die bearbeitbare Originaldatei.
Kontext in einer kurzen Notiz erhalten
Eine einfache Textdatei kann Projektname, Zeitraum, verantwortliche Stelle und eine Erklärung der wichtigsten Ordner enthalten. Notieren Sie erforderliche Software und ungewöhnliche Abhängigkeiten. Speichern Sie keine Passwörter in dieser Notiz; verweisen Sie auf einen geschützten Zugang, falls er für berechtigte Personen benötigt wird.
Halten Sie auch fest, welche Inhalte bewusst nicht enthalten sind und wo sie liegen. Ein Verweis auf einen externen Dienst kann später ungültig werden. Wenn dessen Inhalte für das Archiv erforderlich sind, klären Sie einen zulässigen Export und prüfen Sie ihn tatsächlich. Verlassen Sie sich nicht auf einen Link, dessen Konto möglicherweise später geschlossen wird.
Ein nützlicher Hinweis kann etwa lauten, dass die PDF-Datei den ausgelieferten Stand zeigt, während der Unterordner Quellen die bearbeitbaren Ausgangsdateien enthält. Vermeiden Sie mehrdeutige Bezeichnungen wie endgültig, wenn später weitere Fassungen möglich sind. Ein dokumentierter Stand mit Datum bleibt verständlicher. Wenn das Projekt an eine andere Person übergeben wird, lassen Sie sie die Ablage einmal ohne zusätzliche mündliche Erklärung öffnen. Ihre Rückfragen zeigen, welche Kontextinformationen noch fehlen und vor Abschluss ergänzt werden sollten.
Lesbarkeit und Aufbewahrung prüfen
Öffnen Sie eine repräsentative Auswahl aus dem fertigen Archiv, möglichst unabhängig vom ursprünglichen Arbeitsordner. Prüfen Sie, ob Bilder und andere Verknüpfungen vorhanden sind. Legen Sie die Archivkopie in den vorgesehenen Sicherungsumfang und kontrollieren Sie einen Wiederherstellungstest.
Beschränken Sie Änderungen am Archiv auf berechtigte Personen und einen nachvollziehbaren Ablauf. Wenn später eine neue Fassung entsteht, sollte sie als Ergänzung oder neuer Stand erkennbar sein. Aufbewahrungs- und Löschfristen richten sich nach den konkreten betrieblichen und rechtlichen Anforderungen; ein allgemeiner Projektordner liefert dafür keine universelle Frist.
Überprüfen Sie ältere Archive gelegentlich auf Lesbarkeit und weiterhin verfügbare Programme. Ein einmal erfolgreich kopierter Bestand bleibt nicht automatisch unbegrenzt nutzbar, insbesondere wenn Formate und Anwendungen wechseln.
