Festlegen, was wiederherstellbar sein muss
Schreiben Sie die wichtigen Speicherorte auf: Projektordner, lokale Dokumente, Fotos und gegebenenfalls Daten einer Fachanwendung. Prüfen Sie, ob Dateien wirklich lokal vorhanden oder nur als Cloud-Platzhalter sichtbar sind. Eine Sicherung kann nicht selbstverständlich Inhalte übernehmen, die das verwendete Programm gar nicht lesen kann. Für Datenbanken oder laufende Fachprogramme kann ein eigener Export erforderlich sein.
Entscheiden Sie, ob einzelne Dateien oder auch eine vollständige Arbeitsumgebung wiederherstellbar sein sollen. Ein Dateibackup ersetzt nicht automatisch eine komplette Systemwiederherstellung. Halten Sie deshalb fest, wie Programme später installiert und Konten wieder angemeldet werden. Diese Unterscheidung verhindert eine falsche Erwartung an eine erfolgreich kopierte Dokumentensammlung.
Laufwerk und Verfahren vorbereiten
Wählen Sie ausreichend Kapazität für aktuelle Daten, kommende Änderungen und die gewünschte Versionshistorie. Prüfen Sie vor einer Formatierung, ob auf dem Laufwerk bereits benötigte Dateien liegen. Formatieren löscht die vorhandene Struktur; kopieren und prüfen Sie solche Inhalte zuvor an einem anderen Ort. Kennzeichnen Sie das Sicherungslaufwerk eindeutig, damit es nicht mit einem gewöhnlichen Transportlaufwerk verwechselt wird.
Unter Windows kann der Dateiversionsverlauf persönliche Dateien auf ein externes Laufwerk sichern. Kontrollieren Sie die tatsächlich einbezogenen Bibliotheken und Ordner. Auf einem Mac bietet Time Machine einen eigenen Sicherungsablauf. Folgen Sie der Anleitung für Ihre Systemversion und prüfen Sie Hinweise zum Löschen oder Verschlüsseln des Zielmediums. Speichern Sie ein benötigtes Sicherungskennwort getrennt vom einzigen gesicherten Computer.
Den ersten Lauf nicht mit dem Ergebnis verwechseln
Starten Sie die erste Sicherung in einem ausreichend langen Zeitfenster. Lassen Sie das Laufwerk verbunden und prüfen Sie anschließend Status, Zeitpunkt und etwaige Fehlermeldungen. Öffnen Sie die Wiederherstellungsansicht und suchen Sie bewusst nach einer Datei aus jedem wichtigen Arbeitsbereich. Ein grüner Status für einen kleinen Standardordner sagt nichts über einen ausgelassenen Projektordner aus.
Stellen Sie eine unkritische Datei in einen separaten Testordner wieder her und öffnen Sie sie. Dokumentieren Sie, welches Programm und welche Zugangsdaten dafür nötig waren. Erst dieser Versuch zeigt, ob Sie mit der Sicherung tatsächlich arbeiten können.
Trennen Sie das Laufwerk nach einem abgeschlossenen Lauf über die vorgesehene Auswurffunktion, wenn es offline aufbewahrt werden soll. Planen Sie einen festen Anschlussrhythmus, denn ein dauerhaft im Schrank liegendes Laufwerk enthält keine aktuellen Änderungen. Für Verlust oder Schaden am gesamten Standort brauchen wichtige Daten außerdem eine getrennte Kopie an einem anderen Ort.
Prüfen Sie nach einer größeren Umorganisation der Ablage erneut die Ordnerauswahl. Wenn ein Projekt vom Dokumentenordner auf ein anderes Laufwerk verschoben wurde, kann es außerhalb des bisherigen Sicherungsumfangs liegen. Fügen Sie eine unkritische Testdatei am neuen Ort hinzu, lassen Sie einen Lauf abschließen und suchen Sie sie in der Wiederherstellung. Dieser kleine Test ist aussagekräftiger als die Annahme, dass die Sicherungssoftware jede spätere Änderung Ihrer Ablagestruktur automatisch erkennt.
