Mit einem kleinen Bereich beginnen
Wählen Sie einen überschaubaren Projektordner statt sofort alle Laufwerke zu durchsuchen. Erstellen oder prüfen Sie vorher eine Sicherung dieses Bereichs. Schließen Sie Anwendungen, die Dateien dort gerade bearbeiten, und stimmen Sie die Prüfung bei gemeinsamer Nutzung ab. Eine automatische Bereinigung während laufender Synchronisation kann Löschungen auf weitere Geräte übertragen.
Vergleichen Sie zunächst vollständige Pfade, Dateigrößen und Änderungsstände. Öffnen Sie Kandidaten mit der passenden Anwendung und prüfen Sie ihre Inhalte. Ein ähnlicher Name oder dasselbe Vorschaubild ist kein ausreichender Beleg. Zwei Fotos können unterschiedliche Auflösung oder Bearbeitung enthalten; zwei Tabellen können dieselbe Ansicht zeigen und trotzdem andere Formeln besitzen.
Identischer Inhalt ist nur ein Teil der Entscheidung
Ein geeignetes Prüfwerkzeug kann identische Dateiinhalte anhand eines Hashwerts erkennen. Das beantwortet aber nicht, ob eine Kopie noch an ihrem Ort benötigt wird. Eine Präsentation oder ein anderes Projekt kann auf einen bestimmten Pfad verweisen. Das Löschen einer inhaltlich identischen Bilddatei kann diese Verbindung trotzdem unterbrechen.
Unterscheiden Sie Arbeitskopien, ausgelieferte Fassungen, Archive und Backups. Dateien in einem verwalteten Sicherungsarchiv sollten nicht mit einem allgemeinen Dublettensucher bearbeitet werden. Auch Programmordner und Systemdateien gehören nicht in eine manuelle Aufräumaktion. Beschränken Sie die Entscheidung auf Daten, deren Zweck Sie nachvollziehen können.
Erst aussortieren, dann endgültig löschen
Verschieben Sie zweifelhafte Kandidaten, soweit der Arbeitsablauf das zulässt, zunächst in einen klar bezeichneten Prüfbereich außerhalb der aktiven Ablage. Halten Sie den ursprünglichen Pfad fest. Prüfen Sie danach die betroffenen Projekte und Freigaben. In synchronisierten Ordnern müssen Sie verstehen, ob die Verschiebung ebenfalls auf andere Geräte übertragen wird.
Löschen Sie erst endgültig, wenn die maßgebliche Fassung feststeht und keine benötigte Verknüpfung beschädigt wurde. Bewahren Sie eine nachvollziehbare Sicherung auf. Wenn der Speichergewinn gering ist und der Zweck einer Kopie unklar bleibt, ist eine dokumentierte Ausnahme sinnvoller als eine riskante Bereinigung um jeden Preis.
